Yasemin Paçacı – E. İlker Camgöz |
Takımlar araştırmacılar tarafından bireysel çalışmaları ortak çıktılara dönüştürmek için güçlü birer araç olarak görülüyor. Hemen hemen her kurum da buna paralel olarak hedeflenen çıktılara ve başarıya ulaşmak için takım çalışmasını ön planda tutuyor. Hızla gelişen teknoloji ve dinamik çevre koşulları hayatımızın her alanında olduğu gibi kurumlardaki takımların dinamiğinde de değişiklikler yaratmayı ihmal geçmiyor. Bilgi teknolojilerinin devreye girmesiyle oluşan takımlar, süregelmiş takım tanımlarına uymayan özellikleri içinde barındırıyor. Takım üyelerinin yapılan işte birbirine olan bağlılığının azalması, hiyerarşik düzenin yıkılmaya başlaması ve paylaşılan amaçların dahi farklılaşabilmesi geleneksel tanımların sınırlarının büyük ölçüde aşıldığını gösteriyor.
Son zamanlarda bir işi yapmak için kurulan iş birlikleri kurum içi ve kurumlar arası olmakla beraber kurumun resmi sınırlarının da dışına çıkmayı gerektirebiliyor. Sanal topluluk olarak da var olabilen bu takımlar kurumlara değil, takımın kendisine fayda sağlamak adına oluşuyor. Bu tür takımlar internetin hayatımıza girmesiyle dijital çağda en sık karşılaştığımız takımlar olacağa benziyor. Örneğin, günlük yaşantımızda herkes tarafından sıklıkla kullanılabilen Wikipeadia, internet temelli ve ortak çalışmaya dayalı sanal topluluklardan yalnızca biri.
Tüm bunlar göz önüne alındığında araştırmacılar çalışmalarını organizasyondaki takımlar[1] yerine, takımların organizasyonu[2] üzerine yoğunlaştırıyor. İkisi arasındaki farklar ise yazımızın temelini oluşturuyor.
Organizasyondaki takımlar, takımdaki minimum sayı üzerine odaklanmayı, üyelerin ortak bir amaç paylaşmasını, takımların atanarak oluşturulmasını ve farklılaşmış rollerin yer almasını baz alırken, takımların organizasyonu ise maksimum sayı üzerine odaklanmayı, üyelerin benzer amaçlar paylaşmasını, takımların kendi kendilerine de bir araya gelerek organize olabilmelerini ve dinamik rollerin yer alması durumlarını önemsiyor. Kendi kendini örgütleyerek oluşan çevik takımlar[3], takımların organizasyonu adına önümüze çıkan bir başka örnek. Bu takımlar değer üretme odağıyla kararlar alma ve uygulama konusunda organizasyonlardaki takımların bir adım ötesine geçebiliyor.
Takımların Organizasyonunda Başlangıç Noktası: Girdiler
Örgütsel davranış ve İş ve Örgüt Psikolojisi (İŞÖP) literatüründe takımlar girdi-süreç-çıktı[4] olarak kurgulanıyor. Girdiler takım işleyişini etkileyen öncül faktörler. Takım üyelerinin kişiliği, yeterliliği, bireysel bağları ve liderlik gibi değişkenler bahsedilen faktörler arasında yer alıyor. Bugüne kadar pek çok kurumda takımlar bir temsilci tarafından atanarak oluşturulsa da yapılan araştırmalar kendiliğinden kurulan takımların girdilerinin farklılaştığının altını çiziyor. Bu tür takımların yöneticiler tarafından atanarak oluşturulan takımlara nazaran birbirleriyle daha uyumlu olduğu ve takım üyelerinin daha yüksek iş tatmini yaşadığı görülüyor. Buna rağmen dikkat edilmesi gereken pek çok husus var. Araştırmalar kendiliğinden kurulan takımlarda yeni ve yaratıcı fikirler üretmek adına önemli role sahip olan çeşitliliğin daha az olduğunu vurguluyor. Ayrıca araştırmalar, bu takımların grup-düşünme (grup üyeleri arasında istenmeyen derecede fikir birliği durumuna verilen isim) veya anlaşmazlığa daha yatkın olduğu ortaya koyuyor.
Girdilerin İşlenmesi: Süreç
Etkili bir takımdan bahsedebilmek adına girdiler ve çıktılar arasındaki bağı oluşturan aracıya süreç olarak bakmak yanlış olmaz. Bu süreci üç aşamada inceleyen araştırmacılar, bahsedilen aracıları davranışsal takım süreçleri[5], duygusal ve motivasyonel durumları[6] ve takımın zihin haritası[7] olarak sıralıyor. Davranışsal takım süreçleri üyelerin takım amaçlarını gerçekleştirebilmek adına yetenek ve uzmanlıklarını nasıl birleştirdiğini konu alıyor. Duygusal ve motivasyonel takım durumları ise üyelerin güdü, duygu ve takımla olan bağlılıkları üzerinde duruyor. Son olarak takım zihin haritası, takım üyelerinin takımla ve işle ilgili düşüncelerini ve beklentilerini oluşturuyor.
Takımların Organizasyonunda Ulaşılmak İstenen Amaç: Çıktılar
Günün sonunda araştırmacılar ve kurumlar takımların yapmış olduğu iş birliği sonucunda oluşabilecek çıktıları tahmin etmekle ilgileniyor. Buna rağmen, çıktılarla bağdaştırmak için sorulan “kim” ve “nasıl” soruları mutlak sonucu anlamaya çalışmaktan daha fazla ilgi görüyor. Takımların organizasyonunda çıktıları takımların başarısı, etkinliği ve üyelerin VUCA[8] dünyasına adapte olabilme yetkinlikleri olarak ele alan araştırmacılar, bu çıktıları değerlendirmek amacıyla uygulanan performans ölçümlerinin de nasıl olması gerektiği konusunda pek çok öneriler sunuyor. Takım çıktılarının esas önemli noktaları yakalayabilmek adına önemli olan bu konu ise Performans Ölçümünde Yenilikler & Değişimler isimli yazımızda detaylı olarak bulunuyor.
Takımların Organizasyonunda Güncel Yaklaşımlar: Yeni Veri Kaynakları ve Analitikleri
Günümüzde takımların uyumlu ve etkili bir şekilde çalışabilmesi en az bireysel performans kadar önemli hale gelmişken, buna imkân sağlamak için teknolojinin ne şekilde kullanılması gerektiği araştırmaların odağını oluşturuyor. Mühendislik alanıyla ilgilenen bilim insanları şimdilerde takımların tasarımı ve optimizasyonu için sistem mühendisliği ve tasarıma olanak sağlayan sosyal ve kurumsal süreçleri inceliyor.
Takımların organizasyonunu yakından incelemeye olanak sağlayan bu yaklaşımlara yakından bir göz atalım:
- Dijital İz Verisi
Yeni veri kaynaklarından biri olan dijital iz verisi[9] (sanal sistemlerce toplanmış aktivitelerin kaydı) takımların düzenlenmesinde amaca yönelik işbirlikçi etkileşimi anlamak adına büyük rol oynuyor. Avantajları arasında büyük hacimli olması, otomatik olarak kaydedilebilir olması ve veri içinde aranılan bilgilerin kolayca bulunabilmesi yer alıyor. Araştırmacılar, bu veri sayesinde kişilerarası etkileşimin doğasını yüksek çözünürlükte elde ederek, güven ve bağlılık gibi göstergeleri tespit edip, ilerleyen zamanlarda verimi yüksek olabilecek olan takımları öngörebiliyorlar.
- Sosyometrik Rozetler
Bir başka umut verici veri kaynağı ise algılayıcılardan geliyor. Sosyometrik rozetler[10] bireylerin davranış ve etkileşimiyle ilgili büyük ölçüde bilgi toplayabiliyor. Bu rozetleri takan kişilerden konuşma hızları, vücut hareketleri, konuşma tonları, mekânsal konumları, jest ve mimikleri, konuşmaları dinleme ve hatta söze karışma davranışları gibi pek çok bilgi edinilebiliyor. Tüm bu bilgiler kurumlar tarafından gizlilik ilkesi dahilinde kullanılırsa kaliteli ve detaylı veri toplamaya imkân sağlayarak takım dinamiklerini anlamak adına araştırmalara ve kurum politikasına yön verenlere birçok fayda sağlayacağı düşünülüyor. Ancak bu uygulamanın kolayca etik dışı amaçlarla kullanılabileceğini göz önünde bulundurmak lazım.
- ‘The MyDream Team’ Platformu
Takımların organizasyonunda karşımıza çıkan bir başka platform ise “The MyDreamTeam Builder”. Bu platform tavsiye sistemi şeklinde çalışarak bireylerin kendi kendilerine takım kurabilmesine olanak sağlıyor. Kullanıcılar kişilik, uzmanlık ve sosyal çevreleri gibi gerekli bilgileri doldurarak hayallerindeki takımı belirleyebiliyor. Bu sistemle kurulan takımların yöneticiler ya da temsilciler tarafından kurulan takımlara oranla daha fazla iletişim gösterdikleri ve takım içinde daha güvende hissettikleri görülüyor.
- Sözcüksel Analiz Teknikleri
Sözcüksel analiz teknikleri[11] içinde yer alan konu modelleme[12] ve duygu analizi[13] takımların organizasyonunu anlamak adına önemli gelişmelerden ikisini oluşturuyor. Konu modellemesinde araştırmacılar makine öğrenimi[14] yaklaşımıyla metinlerdeki temaları ve içeriği ortaya çıkarırken, duygu analizindeyse metinde kullanılan dilin içinde barınan duyguları tanımlayabiliyor. Bu çalışmaların sosyal medyada bulunan içerikleri incelemek adına tavsiyeler verebileceği düşünülse de takım içindeki ilişkileri anlamak adına da önemli katkılar sağlayacağı düşünülüyor.
Kaynakça
Blog aşağıdaki kitap bölümünün özetini içermektedir.
DeChurch, L. A., Carter, D. R., Asencio, R., Wax, A., Seely, P. W., Dalrymple, K., … Mesmer-Magnus, J. (2018). From Teams in Organizations to Organizing in Teams. In Ones, D. S., Anderson, N., Viswesvaran, C., & Sinangil, H. K. (Eds.). The SAGE Handbook of Industrial, Work & Organizational Psychology, 2v: Personnel Psychology and Employee Performance; Organizational Psychology; Managerial Psychology and Organizational Approaches. (pp. 307-324). SAGE Publications.
Notlar
[1] Teams in Organizations
[2] Organizing in Teams
[3] Agile Teams
[4] Input-Process-Output
[5] Team Behavioral Processes
[6] Affective and Motivational Team States
[7] Team Cognition
[8] Değişken (volatile), belirsiz (uncertain), karmaşık (complex) ve muğlak (ambigious)
[9] Digital Trace Data
[10] Sociometric Badges
[11] Lexical-based Techniques
[12] Topic Modelling
[13] Sentiment Analysis
[14] Machine Learning